Se debe realizar la actualización anual de las bases de datos personales que hayan reportado los responsables del tratamiento ante el RNBD; y, reportar los reclamos que hayan presentado los titulares de la información.
¿QUIÉNES DEBEN REGISTRAR Y ACTUALIZAR BASES DE DATOS?
Las entidades públicas y las empresas comerciales o entidades sin ánimo de lucro que cuenten con activos totales superiores a:
100.000 UVTS
(COP 4.706.500.000)
¿QUÉ SE DEBE ACTUALIZAR?
1. ACTUALIZACIÓN ANUAL DE BASES DE DATOS
Consiste en la actualización de la información que se haya reportado ante el RNBD al momento en que se realizó el registro de las bases de datos, incluyendo los cambios NO sustanciales.
¿CUÁLES SON LOS CAMBIOS NO SUSTANCIALES?
CUALQUIER cambio DIFERENTE a aquellos relacionados con:
Consiste en la actualización de la información que se haya reportado ante el RNBD al momento en que se realizó el registro de las bases de datos, incluyendo los cambios NO sustanciales.
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La finalidad de la base de datos registrada.
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El encargado del tratamiento.
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Los canales de atención disponibles para el titular.
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La clasificación o tipos de datos personales almacenados.
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Las medidas de seguridad de la información implementadas.
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La política de tratamiento de la información.
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La ocurrencia de operaciones de transferencia y/o transmisión internacional de base de datos.
¿CUÁNDO SE DEBE REALIZAR?
Entre el 2 de enero y el 31 de marzo del 2024.
2. REPORTE DE RECLAMOS
Consiste en el reporte de los reclamos que hayan presentado los titulares de la información a los Responsables y Encargados, y que se relacionen con el tratamiento de los datos personales.
¿QUÉ DEBE CONTENER ESTE REPORTE?
El consolidado de los reclamos presentados entre julio y diciembre del 2023.
¿CUÁNDO SE DEBE REALIZAR?
Entre el 1 de febrero y el 21 de febrero del 2024.
TIPS
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Las nuevas bases de datos personales deben inscribirse en el RNBD máximo 2 meses después de su creación.
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Los cambios sustanciales deben actualizarse durante los primeros 10 días hábiles del mes posterior al cambio.
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Los incidentes de seguridad deben reportarse dentro de los siguientes 15 días hábiles al momento en que se detecten.
Nuestras Expertas
Cristina Rodríguez
Coordinadora Privacidad y Protección de datos personales
Martha Gaitán
Líder Privacidad y Protección de datos personales
