Política de
Privacidad de Datos

Le informamos que mediante el envío de su información en la sección “Trabaje con Nosotros” usted autoriza inequívocamente a Olarte Moure & Asociados S.A.S., identificado con el NIT 830.122.870 – 6, para recolectar sus datos personales y tratarlos de conformidad con la Política de Privacidad y de Protección de Datos Personales, con el propósito de que revisemos su perfil profesional, nos pongamos en contacto con usted en caso de que su perfil se ajuste a nuestras oportunidades laborales e iniciemos procesos de selección.

Por favor tenga en cuenta que como titular de la información tiene derecho a acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, solicitar prueba de la autorización, pedir información sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales, revocar la autorización, solicitar la supresión de sus datos, y los demás que indique la normatividad vigente.

El responsable de los datos personales se encuentra ubicado en la dirección carrera 5 #34 – 03 de Bogotá. En caso de solicitudes o reclamos, favor comunicarse por los siguientes medios: teléfono de contacto: + (57) 6017700; correo electrónico: datos.personales@olartemoure.com.

I. OBJETIVO

OLARTE MOURE Y ASOCIADOS S.A.S. (“OlarteMoure”), se encuentra comprometido con la privacidad y la protección de la información de las personas que hacen parte de sus Grupos de Interés y desarrolla sus actividades en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que conforman el Régimen de Protección de Datos Personales de Colombia; así como con los más altos estándares para la protección de la información personal.

Esta Política de Privacidad y de Protección de Datos Personales tiene como propósito poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales el alcance, el Tratamiento y las Finalidades a las cuales será sometida su información en los casos en que la suministre a OlarteMoure, los derechos que les asisten en su calidad de Titulares y los procedimientos establecidos para ejercerlos ante OlarteMoure.

II. ALCANCE

Esta Política es de acceso público, por lo cual, cualquier persona que desee conocer los estándares establecidos por OlarteMoure para Tratar los Datos Personales de sus Grupos de Interés, y para proteger la información contenida en sus Bases de Datos, podrá acceder a ella y consultarla de manera permanente ingresando al link: https://www.olartemoure.com/politica-de-proteccion-de-datos.

Con el objeto de garantizar los derechos de los Titulares, esta Política deberá ser cumplida por todos los trabajadores vinculados a OlarteMoure. Igualmente, será aplicable para todos los proveedores, aliados, representantes, asesores, contratistas y personas que actúen en su nombre y que realicen algún tipo de Tratamiento sobre los Datos Personales bajo responsabilidad de OlarteMoure.

III. NUESTROS GRUPOS DE INTERÉS

En su compromiso por tratar la información personal a la que tiene acceso OlarteMoure, la Firma ha creado diferentes Bases de Datos donde reposa información de los siguientes grupos de interés:

  • Accionistas
  • Talento Humano (trabajadores, extrabajadores, potenciales trabajadores)
  • Proveedores o Contratistas
  • Clientes o Usuarios de Servicios
  • Contactos Comerciales
IV. DEFINICIONES

Autorización/Consentimiento Informado

Es el consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular, que permite llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales, de acuerdo con las Finalidades y en los términos de esta Política de Privacidad y de Protección de Datos Personales.

Base de Datos

Es el conjunto organizado de Datos Personales que se encuentre en medio digital, electrónico o físico, y que sea objeto de Tratamiento por parte de OlarteMoure.

Dato Personal

Es la información de una persona natural, o información que pueda asociarse a una o varias personas naturales, determinadas o determinables.

Dato Personal Privado

Son los Datos Personales que solo le conciernen al Titular, que tienen una naturaleza reservada o intima.

Dato Personal Sensible

Son los Datos Personales que afectan la intimidad del Titular y cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Entre estos, se destacan aquellos que revelen el origen racial o étnico; la orientación política; las convicciones religiosas o filosóficas; la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, organizaciones de Derechos Humanos, que promueva intereses de cualquier partido político o que
garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición; así como, los Datos Personales relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Dato Público

Son los Datos Personales calificados como tal por la Constitución y la Ley y que no tienen la naturaleza de privados, semiprivados o sensibles. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Encargado/Encargado del Tratamiento

Es la persona, natural o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de los Datos Personales por cuenta de OlarteMoure.

Finalidades

Son los propósitos para los cuales el Responsable Tratará los Datos Personales de los Titulares, de acuerdo con la Autorización otorgada. Las Finalidades para las cuales OlarteMoure tratará los Datos Personales de sus Grupos de Interés se encuentran detalladas en el numeral 6.3 de esta Política.

Personal de OlarteMoure/Personal

Todas las personas vinculadas a OlarteMoure que se encargan del Tratamiento de los Datos Personales, y que deberán cumplir con esta Política de Protección de Datos Personales.

Política

Es esta Política de Privacidad y de Protección de Datos Personales.

Responsable/Responsable del Tratamiento

Es OlarteMoure cuando por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las Finalidades y el Tratamiento de los Datos Personales que estén contenidos en sus Bases de Datos.

Régimen de Protección de Datos/RGPD

Es el Régimen de Protección de Datos Personales de Colombia, conformado por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, y las demás normas que lo modifiquen, complemente o deroguen.

Titular

Persona natural cuyos Datos Personales son objeto de Tratamiento.

Transferencia

Es el envío de Datos Personales que realiza un Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales ubicado en Colombia a un Responsable del Tratamiento que se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión

Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de aquellos, dentro o fuera del territorio de Colombia, a un Encargado, con el propósito de que este los Trate por cuenta del Responsable.

Tratamiento

Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

V. PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para el Tratamiento de los Datos Personales, OlarteMoure tendrá en cuenta los siguientes principios:

V.1. Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos Personales: el Tratamiento de los Datos Personales se sujetará a lo establecido en el Régimen de Protección de Datos.

V.2. Principio de Finalidad: el Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley de Colombia, la cual será informada al Titular de los Datos Personales.

V.3. Principio de Libertad: el Tratamiento solo podrá ejercerse con la Autorización otorgada por el Titular de manera previa, expresa e informada. Los Datos Personales no serán obtenidos sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que la releve.

V.4. Principio de Veracidad o Calidad: la información sujeta a Tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

V.5. Principio de Transparencia: se garantizará el derecho del Titular a obtener información sobre sus Datos Personales en cualquier momento y sin restricciones, por parte de OlarteMoure o del Encargado del Tratamiento de los Datos Personales.

V.6. Principio de Acceso y Circulación Restringida: el Tratamiento se sujetará a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de las leyes aplicables para la materia y, de manera particular, de esta Política. Es decir, los Datos Personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

V.7. Principio de Seguridad: los Datos Personales sujetos al Tratamiento de OlarteMoure o al de su(s) Encargado(s) atenderán las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

V.8. Principio de Confidencialidad: todo el Personal de OlarteMoure que intervenga en el Tratamiento de Datos Personales estará obligado a garantizar la reserva de los mismos, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por el Titular y el Régimen de Protección de Datos Personales.

VI. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

VI.1. Recolección de los Datos Personales

OlarteMoure solamente realizará el Tratamiento de los Datos Personales que hayan sido autorizados por su Titular de manera previa, expresa e informada por medio de una Autorización otorgada de manera escrita, verbal o por medio de una conducta inequívoca de parte del Titular. La copia de la mencionada Autorización será conservada por OlarteMoure.

En el momento en que el Titular otorgue su Autorización, OlarteMoure le informará las Finalidades y el Tratamiento al que estarán sometidos sus Datos Personales, sus derechos y los medios por los cuales podrá ejercerlos. El Titular podrá revocar su autorización y solicitar la supresión inmediata de sus Datos Personales por medio de los canales establecidos en esta Política, a menos de que tenga el deber contractual o legal de permanecer en la Base de Datos.

OlarteMoure se reserva el derecho a recolectar datos personales de diferentes grupos de interés como imagen, huella y otros datos de identificación, en el momento de ingresar a cualquiera de sus instalaciones ubicadas en Bogotá, Medellín, Barranquilla, Bucaramanga o Cali, por razones de seguridad y con la finalidad exclusiva de cumplir con protocolos de vigilancia. En este caso, la autorización estará dada por la conducta inequívoca de ingresar a las instalaciones, en concordancia con señalado en los avisos de privacidad correspondientes.

OlarteMoure no estará obligada a solicitar la Autorización del Titular de los Datos Personales cuando se trate de: i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; ii) Datos Públicos; iii) casos de urgencia médica o sanitaria; iv) información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y, v) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

VI.2. Acceso a los Datos Personales

El acceso a las Bases de Datos que se encuentren bajo la responsabilidad de OlarteMoure solamente estará disponible para el Personal de OlarteMoure que requiera acceder y tratar la información para el desarrollo de sus funciones.

OlarteMoure no compartirá o entregará las Bases de Datos ni los Datos Personales almacenados en estas a terceras personas con las que no tenga ningún tipo de relación. Sin embargo, en los casos en que lo requiera para alcanzar las Finalidades autorizadas, los Datos Personales podrán ser legítimamente transmitidos a aliados comerciales o proveedores, con quienes se firmará el correspondiente acuerdo de transmisión de datos personales para proteger la información y los derechos de los Titulares y para tomar todas las medidas pertinentes para garantizar que el Tratamiento de la información por parte de sus Encargados y/o de sus aliados comerciales o proveedores de servicios se realice en cumplimiento de esta Política.

Para todos los efectos, OlarteMoure solo podrá entregar información contenida en sus Bases de Datos a: los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales; las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; los terceros autorizados por el Titular o por la Ley. OlarteMoure se reserva el derecho de solicitar documentación adicional a fin de verificar la calidad de la persona que solicita la información.

VI.3. Finalidades y Tratamiento de los Datos Personales de nuestros Grupos de Interés

Sin perjuicio de lo señalado en la solicitud de Autorización, OlarteMoure tratará los Datos Personales de sus Grupos de Interés, para las siguientes Finalidades:

6.3.1 Nuestros Accionistas

6.3.1.1 Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales

a) Mantener una eficiente comunicación con información que sea de utilidad para el desarrollo y cumplimiento de las obligaciones existentes con nuestros accionistas.

b) Realizar todas las actividades administrativas, contables y tributarias que permitan que OlarteMoure cumpla con sus obligaciones sociales, corporativas, crediticias o de cualquier índole con sus accionistas.

c) Mantener a nuestros accionistas informados sobre temas de actualidad relacionados con las actividades comerciales de OlarteMoure y con el desarrollo de su objeto social.

d) Presentar información a autoridades de control y vigilancia y soportar procesos de auditoría interna o externa.

6.3.2 Nuestros Talento Humano

6.3.2.1 Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales

a) Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes con los trabajadores de OlarteMoure y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de estos, incluyendo, realizar el pago de salarios, prestaciones sociales y demás que se desprendan de la relación laboral.

b) Ejecutar el contrato vigente con OlarteMoure y verificar el cumplimiento de las políticas internas de OlarteMoure y de sus fines empresariales que incluyen, pero no se limitan al cumplimiento de obligaciones legales o contractuales con terceros.

c) Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad para el desarrollo y cumplimiento de los contratos existentes con los trabajadores.

d) Administrar los sistemas de información y comunicaciones de OlarteMoure, incluyendo, generar copias y archivos de seguridad de la información contenida en los equipos proporcionados por OlarteMoure.

e) Mejorar el contenido y navegabilidad de la página web, así como asegurar el cumplimiento de sus términos y condiciones.

f) Realizar programas de bienestar corporativo de los trabajadores, de cumplimiento corporativo, de vigilancia del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud de OlarteMoure y para actividades de promoción y prevención de la salud.

g) Llevar a cabo exámenes médicos, de salud ocupacional y expedir certificados de aptitud laboral.

h) Tomar y almacenar fotografías en el marco de eventos celebrados a nivel interno para desarrollar publicaciones en medios corporativos.

i) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por OlarteMoure.

j) Mantener a nuestros trabajadores informados sobre temas de actualidad relacionados con las actividades de OlarteMoure y con el desarrollo de su objeto social.

k) Presentar información a autoridades de control y vigilancia, soportar procesos de auditoría interna o externa y realizar estudios estadísticos o procesos contables.

l) Enviar información relacionada con la liquidación, culminación de actividades y participación en futuros procesos de selección, con posterioridad a la terminación del contrato laboral.

m) Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral, realizar estudios de seguridad y mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad para el desarrollo de estos procesos.

n) Conocer y evaluar la información relacionada con sus actividades académicas, profesionales y laborales.

o) Realizar estudios estadísticos o procesos contables y soportar procesos de auditoría interna o externa.

p) Presentar información a autoridades o bajo mandato judicial.

6.3.2.2 Tratamiento de los Datos Personales de nuestros Talento Humano

a) Tratamiento de Datos Personales Sensibles de nuestro Talento Humano

OlarteMoure podrá recolectar Datos Personales Sensibles de su Talento Humano con el propósito de cumplir con las obligaciones derivadas del contrato suscrito o a suscribir con estos, las Finalidades mencionadas en el numeral 6.3.2.2, los requerimientos que realicen las autoridades públicas o judiciales y las obligaciones legales, laborales, contables o tributarias a las que haya lugar.

En estos casos, OlarteMoure se compromete a solicitar la Autorización para el Tratamiento de los Datos Personales Sensibles de los trabajadores, de acuerdo con lo establecido en el numeral 6.1 de esta Política y los requisitos exigidos por el Régimen de Protección de Datos Personales de Colombia. Adicionalmente, OlarteMoure informará a los trabajadores los Datos Personales Sensibles que serían objeto de Tratamiento, las finalidades específicas de su Tratamiento y que, por tratarse de Datos Personales Sensibles, el trabajador no está obligado a suminístralos, salvo que esa información sea estrictamente necesaria para el desarrollo de su función o para salvaguardar otros derechos fundamentales como la salud y la vida. En los casos mencionados o en el caso de que la recolección de los Datos Personales Sensibles sea necesaria para el cumplimiento de una obligación legal, laboral, contable o tributaria, el trabajador dejará suministrar la información y OlarteMoure se comprometerá a limitar el acceso de su Personal a esta información.

OlarteMoure podrá tener acceso a los Datos Personales Sensibles de los aspirantes en procesos de selección, durante el desarrollo del proceso de evaluación y el estudio de seguridad. En caso de que el aspirante sea elegido y se vincule a OlarteMoure, su información se someterá al mismo Tratamiento de los Datos Personales de los trabajadores. Por el contrario, en caso de que el aspirante aspirante no sea seleccionado, sus Datos Personales serán eliminados de las Bases de Datos de OlarteMoure, permaneciendo solamente los Datos Personales de naturaleza pública y de contacto.

b) Tratamiento de Datos Personales de los menores de edad suministrados por nuestro Talento Humano

OlarteMoure podrá solicitar a los trabajadores Datos Personales de los menores de edad respecto de los cuales el trabajador realice afiliaciones, vinculaciones al Sistema de Salud o para el desarrollo de programas de bienestar corporativo. En estos casos, OlarteMoure tendrá en cuenta: i) el respeto por los derechos fundamentales de los menores; y, ii) el respeto por el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

Asimismo, OlarteMoure hará su mejor esfuerzo para verificar que quien actúe como representante legal del niño, niña o adolescente efectivamente tenga esta calidad. No obstante, OlarteMoure partirá de la buena fe de los Trabajadores que otorguen la Autorización para el Tratamiento de los Datos Personales de menores y señalen que tienen la calidad de representantes legales.

6.3.3 Nuestros Proveedores o Contratistas

6.3.3.1 Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales

a) Contactar y contratar a proveedores de servicios o productos que OlarteMoure requiera para el desarrollo de sus actividades y la dotación de sus instalaciones u oficinas; así como realizar las solicitudes necesarias para reportar la información contable, legal y tributaria relacionada con aquellos.

b) Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes con los Proveedores.

c) Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial, y cuando sea necesario, realizar los reportes a los que haya lugar.

d) Mantener a nuestros proveedores informados sobre temas de actualidad relacionados con sus actividades comerciales y con el desarrollo de su objeto social.

e) Realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias, facturación y demás propias de la relación comercial.

f) Enviar información comercial sobre las actividades que realiza OlarteMoure y sobre el lanzamiento de nuevos productos o servicios.

g) Mejorar el contenido y navegabilidad de la página web, así como asegurar el cumplimiento de sus términos y condiciones.

h) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por OlarteMoure.

i) Presentar información a autoridades de control y vigilancia.

j) Soportar procesos de auditoría interna o externa y realizar estudios estadísticos o procesos contables.

6.3.3.2 Tratamiento de los Datos Personales

OlarteMoure se limitará a recolectar y tratar Datos Personales corporativos de sus Proveedores que tengan la calidad de personas naturales o de los trabajadores y/o colaboradores de nuestros Proveedores o Contratistas que tengan la calidad de personas jurídicas.

En este último caso, OlarteMoure solicitará al Proveedor su Autorización, quien también estará autorizando el Tratamiento de los Datos Personales de sus trabajadores y colaboradores. OlarteMoure entenderá que el proveedor se encuentra en la capacidad de otorgar la mencionada Autorización y que en ese sentido sus trabajadores y contratistas han autorizado el tratamiento de sus datos como trabajadores o colaboradores de la persona jurídica con quien OlarteMoure tiene una relación comercial, así mismo que la persona que firma la Autorización tiene capacidad para hacerlo.

6.3.4 Nuestros Clientes o Usuarios de Servicios

6.3.4.1 Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales

a) Prestar adecuadamente los servicios contratados, así como mantenerlos informados sobre los avances, estados, actividades y demás temas relacionados con las gestiones contratadas.

b) Contactar a los clientes en caso de quejas, reclamos o sugerencias sobre el servicio de OlarteMoure, realizar campañas de satisfacción, hacer seguimiento de la prestación de sus servicios y evaluar la calidad de los servicios prestados por los trabajadores.

c) Realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias, facturación y demás propios de la relación comercial.

d) Verificar la información en centrales de riesgo, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial, y cuando sea necesario, realizar los reportes a los que haya lugar.

e) Mantener a nuestros clientes informados sobre temas de actualidad relacionados con sus actividades comerciales y con el desarrollo de su objeto social.

f) Enviar información comercial sobre las actividades que realiza OlarteMoure y sobre el lanzamiento de nuevos productos o servicios.

g) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por OlarteMoure.

h) Presentar información a autoridades de control y vigilancia y soportar procesos de auditoría interna o externa.

i) Realizar estudios estadísticos o procesos contables.

6.3.4.2 Tratamiento de los Datos Personales

OlarteMoure se limitará a recolectar y Tratar Datos Personales corporativos de sus Clientes que tengan la calidad de personas naturales o de los trabajadores y/o colaboradores de nuestros Clientes que tengan la calidad de personas jurídicas.

En este último caso, OlarteMoure solicitará al Cliente la Autorización para el Tratamiento de los Datos Personales de sus trabajadores y colaboradores por medio de la correspondiente Autorización suscrita por el representante legal. OlarteMoure entenderá que el Cliente se encuentra en la capacidad de otorgar la mencionada Autorización y que la persona que la otorga tiene la calidad de representante legal.

6.3.5 Nuestros Contactos Comerciales

6.3.5.1 Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales

a) Mantener a nuestros aliados informados sobre temas de actualidad relacionados con sus actividades comerciales y con el desarrollo de su objeto social.

b) Enviar información comercial sobre las actividades que realiza OlarteMoure y sobre el lanzamiento de nuevos productos o servicios.

c) Mejorar el contenido y navegabilidad de la página web, así como asegurar el cumplimiento de sus términos y condiciones.

d) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por OlarteMoure.

e) Presentar información a autoridades de control y vigilancia.

f) Realizar estudios estadísticos o procesos contables y soportar procesos de auditoría interna o externa.

6.3.5.2 Tratamiento de los Datos Personales

OlarteMoure se limitará a recolectar y tratar Datos Personales corporativos de sus Contactos Comerciales que tengan la calidad de personas naturales o de los trabajadores y/o colaboradores de nuestro Contactos Comerciales que tengan la calidad de personas jurídicas.

En este último caso, OlarteMoure solicitará a los Contactos Comerciales la Autorización para el Tratamiento de los Datos Personales de sus trabajadores y colaboradores por medio de la correspondiente Autorización suscrita por el representante legal. OlarteMoure entenderá que los Contactos Comerciales se encuentran en la capacidad de otorgar la mencionada Autorización y que la persona que la otorga tiene la calidad de representante legal.

Asimismo, OlarteMoure realizará la recolección de Datos Personales en los eventos que realice, patrocine o participe, caso en el cual solicitará la Autorización en el correspondiente evento y el Tratamiento de esta información se someterá a lo establecido para el Tratamiento de la información de los Contactos Comerciales. Asimismo, entenderá que está autorizado mediante conducta inequívoca con la entrega de la información por parte de los asistentes cuando voluntariamente entreguen sus datos para ser contactados y entreguen tarjetas de presentación personal.

6.4 Compromiso de privacidad y seguridad

OlarteMoure está comprometido con la confidencialidad y seguridad de los Datos Personales que se encuentran almacenados en sus Bases de Datos, bajo restricciones de acceso y de disponibilidad, impidiendo su consulta por parte de terceros no autorizados.

Con base en lo anterior, OlarteMoure garantiza a los Titulares de los Datos Personales la conservación de los mismos bajo condiciones de seguridad típicas de la industria, que impidan su adulteración, pérdida, robo, consulta pública, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como la implementación de prácticas internas que contribuyan a un ambiente seguro de la información.

OlarteMoure implementa medidas razonables organizativas, técnicas y administrativas diseñadas para proteger la información bajo su responsabilidad. No obstante, puede garantizar la seguridad total de ninguna transmisión de datos por Internet o de sistemas de almacenamiento de datos. Si tiene motivos para creer que su interacción con OlarteMoure ya no es segura le pedimos que lo informe de manera inmediata por medio de su punto de contacto habitual en OlarteMoure o los canales señalados en el numeral 8.1.

6.5 Tratamiento de los Datos Personales de menores de edad no solicitados

Los servicios de OlarteMoure no están dirigidos a menores de edad, por lo cual, OlarteMoure se abstendrá del Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas o adolescentes. En caso de que sea necesario recolectar o tratar Datos Personales de menores de edad, OlarteMoure se limitará al Tratamiento de los Datos Personales Públicos o solicitará la correspondiente Autorización de su representante legal.

OlarteMoure hará su mejor esfuerzo para verificar que quien actúe como representante legal del niño, niña o adolescente efectivamente tenga esta calidad. No obstante, partirá de la buena fe de quien otorgue la Autorización para el Tratamiento de los Datos Personales del niño, niña o adolescente y señale que tiene la calidad de representante legal.

6.6 Tratamiento de los Datos Personales Sensibles no solicitados

OlarteMoure agradece la prudencia y discreción de los Titulares en la revelación de la Datos Personales Sensibles cuando estos no son requeridos de manera directa y solicita que bajo ninguna circunstancia sean revelados a OlarteMoure sin haber otorgado su Autorización previa, expresa, libre e informando. En caso de tener dudas respecto de la necesidad de entregar Datos Personales Sensibles, por favor comuníquese con nosotros previa entrega de estos.

En los casos en que sea absolutamente necesario, OlarteMoure informará a los Titulares los Datos Personales Sensibles que serían objeto de Tratamiento, las Finalidades específicas de su Tratamiento y que, por tratarse de Datos Personales Sensibles no está obligado a suminístralos.

6.7 Datos Personales no solicitados

De manera previa al inicio formal de relaciones comerciales o laborales con OlarteMoure, es posible que nos sean remitidos Datos Personales sin la Autorización previa y expresa otorgada por el Titular. En estos casos, el Titular acepta que por medio de su conducta inequívoca, consistente en enviar su información a OlarteMoure, autoriza el Tratamiento de sus Datos Personales con la Finalidad estrictamente relacionada con el trámite o solicitud realizada a OlarteMoure.

La Autorización por conducta inequívoca se aplicará, incluyen pero sin limitación, al envío de información de: i) personas que desean trabajar en OlarteMoure; y, iii) personas que desean vincularse como proveedores de OlarteMoure. Sin perjuicio de lo anterior, y solo en caso de que la relación con estos terceros se formalice, se solicitará la Autorización correspondiente para continuar con el Tratamiento de los Datos Personales.

6.8 Limitaciones temporales en el Tratamiento de los Datos Personales

OlarteMoure conservará un registro de la información de sus Grupos de Interés antes, durante y después de terminar la relación contractual, que puede incluir Datos Personales y solo para las finalidades mencionadas. Esta información será conservada por un periodo de retención razonable en atención al: (i) el tiempo durante el cual tengamos una relación con usted y le prestemos nuestros servicios; y, (ii) exista una obligación legal, contable o administrativa y/o requerimientos legales, administrativos, de auditoría o regulatorios a los que estemos sometidos.

En todo caso, el almacenaremos de los Datos Personales será de máximo un período de CY + 20 (año actual + 20 años). Terminado este tiempo, destruiremos los Datos Personales o los eliminaremos de nuestras Bases de Datos.

6.9 Prohibición o revocatoria de la Autorización para el Tratamiento de los Datos Personales

Los Titulares son libres para prohibir o no autorizar el Tratamiento de sus Datos Personales por parte de OlarteMoure, salvo en ocasiones que por requerimientos legales o contractuales sea necesaria la conservación de estos Datos Personales. No obstante, en caso de que algunos de los miembros de nuestros Grupos de Interés no autoricen el uso de sus Datos Personales o soliciten la revocatoria de la Autorización, es posible que OlarteMoure no pueda continuar con la relación comercial o no pueda continuar prestando servicios por no contar con la información necesaria para estos fines.

En ese sentido, en caso de insistencia por parte del Titular de los datos sobre la revocatoria de autorización para el Tratamiento de los Datos Personales, OlarteMoure no se hace responsable por el incumplimiento precontractual o contractual, o por la cesión de beneficios particulares a los que puedan acceder terceros con los que OlarteMoure se comunica de manera constante, como consecuencia de la no autorización o su revocatoria para el Tratamiento de datos personales.

VII. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares tienen los siguientes derechos:

7.1 Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales: los Titulares podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, o que induzcan a error.

En cumplimiento de los principios que deben regir el Tratamiento de Datos Personales, OlarteMoure se compromete a realizar su mejor esfuerzo para que la información contenida en sus Bases de Datos sea exacta, completa y actualizada. Con este fin, OlarteMoure podrá solicitar a sus Clientes, Proveedores y trabajadores que actualicen sus Datos Personales de manera permanente.

7.2 Derecho a solicitar prueba de la Autorización: los Titulares podrán solicitar prueba de la Autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos, salvo en los casos señalados en el numeral 5.9 de esta Política.

7.3 Derecho a ser informado frente al uso que se le ha dado a sus Datos Personales: los Titulares tienen derecho a conocer en cualquier momento el uso que se les ha dado a sus Datos Personales, previa solicitud dirigida a OlarteMoure o a su Encargado.

7.4 Derecho a revocar la autorización y/o a solicitar la supresión de los Datos Personales: los Titulares de Datos Personales podrán revocar la autorización otorgada a OlarteMoure para el Tratamiento de sus Datos Personales, si evidencia que no han sido respetados los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Asimismo, los Titulares tienen derecho a solicitar la supresión de los Datos Personales sobre los cuales su Tratamiento no está expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

7.5 Derecho a acceder a sus Datos Personales: los Titulares de Datos Personales objeto de Tratamiento podrán acceder de forma gratuita a los mismos.

7.6 Derecho a presentar quejas: los Titulares de Datos Personales podrán presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

7.7 Derecho a abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles: los Titulares de Datos Personales objeto de Tratamiento podrán abstenerse a responder preguntas sobre Datos Personales sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre Datos Sensibles o de menores de edad.

VIII. PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y PETICIONES

8.1. Responsable directo de la atención de consultas, peticiones o reclamos

Para todos los efectos, el responsable de la atención de peticiones, consultas o reclamos es OlarteMoure y el medio de comunicación es el siguientes:

Oficial de Seguridad de la Información
Correo electrónico: datos.personales@olartemoure.com

8.2. Consultas

a) La consulta o petición deberá dirigirse a personales@olartemoure.com

b) En el correo electrónico, el Titular deberá identificarse plenamente y describir de manera clara su petición o consulta. En caso de que no se esté actuando como Titular, por favor indicar la calidad en la que se actúa y adjuntar el documento que lo faculta para realizar la petición o consulta, bien sea poder, registro civil, entre otros.

c) OlarteMoure atenderá su petición o consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta.

d) Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término mencionado, OlarteMoure informará al interesado expresando los motivos de la demora, señalando el nuevo término para atender su petición, el cual no superará cinco (5) días hábiles, contados a partir del vencimiento del término en el anterior punto.

8.3. Peticiones o reclamos

a) La solicitud de corrección, actualización o supresión de Datos Personales deberá dirigirse al correo electrónico personales@olartemoure.com

b) En el correo electrónico, el Titular deberá identificarse plenamente. En caso de que no se esté actuando como Titular, deberá indicar la calidad en la que se actúa y adjuntar el documento que lo faculta para realizar la petición, bien sea poder, registro civil, entre otros.

c) En caso de que el reclamo tenga relación con un posible incumplimiento de cualquiera de los deberes de OlarteMoure, se deberá indicar de manera detallada la razón del incumplimiento.

d) En caso de que el reclamo resulte incompleto, OlarteMoure requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del mismo para que lo subsane respecto de sus imprecisiones. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, OlarteMoure entenderá que se ha desistido del reclamo.

e) En caso de que OlarteMoure reciba un Reclamo del que no sea competente para resolver, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

f) Una vez recibido el reclamo completo, OlarteMoure incluirá en la Base de Datos correspondiente una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

g) OlarteMoure atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

h) Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, OlarteMoure informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su Reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

IX. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

OlarteMoure podrá usar cookies y tecnologías similares para la recolección de datos mediante su página web: www.olartemoure.com  y/o para asegurar el correcto funcionamiento de sus servicios, de su página web, almacenar sus preferencias, conocer su experiencia de navegación, recopilar información sobre los servicios obtenidos, entre otros.

No obstante, el usuario de internet tiene la posibilidad detectar la existencia de cookies, gestionar su uso y desactivarlas.

X. VIGENCIA Y MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

La presente Política se ha actualizado, y sus efectos comenzarán a surtirse desde el 1 de junio de 2020. El periodo de vigencia de las Bases de Datos será someterá al razonable y necesario de acuerdo con la finalidad del Tratamiento expuesta en la presente Política.

Cualquier cambio sustancial en la presente Política será comunicado oportunamente a los Titulares de los Datos Personales de una manera eficiente, antes de implementar una nueva Política

    XI. INFORMACIÓN DE OLARTEMOURE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

    Razón social: OLARTEMOURE & ASOCIADOS S.A.S.

    NIT: 830122870-6

    Domicilio: Bogotá, Bogotá D.C., Colombia

    Dirección Carrera 5 N° 34-03

    Teléfono de contactol: +57 6017700

    Correo electrónico: datos.personales@olartemoure.com

    Página Web: www.olartemoure.com